Integritetspolicy

Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?
Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person är en personuppgift. Väldigt mycket är således att se som personuppgifter. Hit hör inte bara namn och adress, utan även exempelvis uppgifter om en identifierbar persons ekonomi och upptagningar i bild och ljud.

I princip allt som sker med en personuppgift ses som behandling av personuppgifterna. Detta innefattar bland annat inhämtning, lagring, hantering, delning och radering. All digital hantering utgör behandling och i vissa fall även analog sådan.

För behandling av personuppgifter gäller vissa regler. I denna policy beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter.

Vem är personuppgiftsansvarig?
För hyresgäster är det bolag, inom Björklunda-koncernen, som finns angivet på ditt hyresavtal och dina fakturor, personuppgiftsansvarig.

För intresseanmälningar och uthyrningsprocessen är Björklunda Fastigheter Hässleholm AB, 556450-8678, personuppgiftsansvarig. Ansvarig, från och med det att vi har lämnat ett hyresförslag och för avtalsingåendet (inkl. ev. förhandling om avtalsvillkor), är det koncernbolag som äger fastigheten (vilket bl.a. anges på hyreskontraktet).

För leverantörer och leverantörers kontaktpersoner är det bolag, inom Björklunda-koncernen, som du eller ditt företag ingått avtal med, personuppgiftsansvarig. Detta framgår av leverantörsavtalet.

Varje koncernbolag är personuppgiftsansvarig för sina egna rättsliga förpliktelser.

För alla övriga behandlingar är Björklunda Fastigheter Hässleholm AB, 556450-8678, personuppgiftsansvarig.

Om du är osäker på vilket bolag som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss, så hjälper vi dig.

När ett dotterbolag är personuppgiftsansvarig är dessutom Björklunda Fastigheter Hässleholm AB, 556450-8678, gemensamt personuppgiftsansvarig med dotterbolaget. Dotterbolagen och Björklunda Fastigheter Hässleholm AB har överenskommit att Björklunda Fastigheter Hässleholmhar det primära ansvaret för att fullgöra skyldigheterna enligt dataskyddsförordningen och angränsande författningar om personuppgiftsbehandling. Som gemensam kontaktpunkt har bolagen utsett Björklunda Fastigheter Hässleholm AB.

I denna policys används Björklunda Fastigheter Hässleholm ABsom gemensam benämning på de personuppgiftsansvariga bolagen

Björklundas postadress är Box 38, 281 21 Hässleholm.

Du kan även nå oss på 0451- 707900 och via fastigheter@bjorklunda.se.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

I det följande anges vilka personuppgifter som vi behandlar, ändamålet med behandlingen, på vilket sätt personuppgifterna behandlas, den rättsliga grunden för behandlingen samt hur länge vi sparar uppgifterna. Varje ”process” med personuppgiftsbehandling beskrivs i var sin ”box” nedan. Observera att även om gallring sker inom ramen för en box, kan uppgifterna fortsätta att behandlas inom ramen för en annan. Exempelvis sparar vi hyresavier för bokföringsändamål långt efter att hyresgästen flyttat.

Ändamål

Ingå hyresavtal avseende lokaler och parkeringsplatser samt administrera hyresförhållandet och säkra parternas fullgörelse av hyresavtalet (fr.a. fullgöra uthyrningen, få betalt och ha

kontakt ang. avtalsfullgörelsen). Därtill bevissäkring.

Behandlingar som utförs

Insamling/registrering och lagring. Därtill användning av uppgifterna för att ingå avtal, säkerställa att såväl vi som kunden fullgör sina förpliktelser enligt avtalet, inklusive genom fakturering, samt för kontakt med kund angående avtalsfullgörelsen (särskilt ang. tillträde, betalning och hyresobjektet), inkl. genom informationsutskick.

Kategorier av personuppgifter

Privatkund och företagskund med enskild firma; namn, person-/organisationsnummer, telefonnummer, postadress och e-postadress. Därtill uppgifter om hyresobjektet och hyran samt om influtna och oreglerade betalningar.

Företagskund (alla), kontaktperson; namn på kontaktperson, namn på företaget, telefonnummer, e-postadress, företagets postadress samt uppgift om vad som efterfrågats/beställts (när kontaktpersonen är beställare).

Rättslig grund

Behandling av personuppgifterna för privatkund och företagskund med enskild firma stödjer sig på avtalet mellan parterna som rättslig grund.

För behandling av personuppgifter avseende kontaktperson hos företagskund utgörs den rättsliga grunden av en intresseavvägning, där vi anser att det är vårt berättigade intresse att enkelt kunna kontakta företagskunder avseende ingående av nya och fullgörelse av befintliga avtal, vilket gynnar både oss och företagskunden.

Du som är registrerad som kontaktperson har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Lagringsperiod

Gallring av personuppgifterna sker två (2) år efter hyresgästen flyttat ut/lämnat lokalen/parkeringsplatsen.

Var kommer dessa uppgifter ifrån

Vi hämtar in uppgifterna från dig direkt, alternativt får vi uppgifter om dig som är kontaktperson från ditt företag. Uppgifter om hyresobjektet kommer från oss och uppgift om influtna betalningar kommer från vår bank.

Måste jag lämna dessa uppgifter?

Det föreligger ingen skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig, eller med ditt företag genom dig som företrädare/fullmaktshavare; utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas.

Ändamål

Genomförande av egen kreditansökan i syfte att få medel till verksamheten.

Behandlingar som utförs

Användning av uppgifterna för sammanställning och översändande till kreditgivare.

Kategorier av personuppgifter

Uppgifter i befintliga hyresavtal.

Privatkund/enskild firma; Namn, personnummer (organisationsnummer för enskild firma), postadress, telefonnummer, e-post, hyresobjekt, hyra.

Företagskund, kontaktpersoner/avtalstecknare; namn, namn på företaget, telefonnummer, e-postadress, företagets postadress, vad som beställts.

Rättslig grund

För behandling av personuppgifter har den rättsliga grunden fastställts efter en intresseavvägning, där vi anser att det är vårt berättigade intresse att presentera efterfrågat underlag för att kunna säkra finansieringen av vår verksamhet, särskilt som vår uthyrning är till nytta för samhället i stort.

Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Lagringsperiod

Gallring av personuppgifterna sker efter kreditgivarens ställningstagande till ansökan.

Var kommer dessa uppgifter ifrån?

Uppgifterna inhämtas från dig/registreras när vi ingår hyresavtal, uppgifterna om dig som är kontaktperson kan även komma från ditt företag.

Måste jag lämna dessa uppgifter?

Det föreligger ingen skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig/ditt företag, utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas.

Ändamål

Marknadsföring, såväl i form av relationsvårdande åtgärder genom fysiska och digitala reklamutskick (till befintliga kunder) och utskick av gåvor (till befintliga kunder och leverantörer), som genom fysiska och digitala reklamutskick till potentiella kunder. Därtill marknadsföring på sociala medier.

Behandlingar som utförs

Insamling och lagring av uppgifterna. Användning av uppgifterna vid reklamutskick till såväl befintliga privat- och företagskunder som potentiella kunder (prospects) samt vid utskick av gåvor till befintliga kunder och leverantörer (även vid telefonkontakt inför leverans av gåvor). Även användning vid publicering på sociala medier.

Kategorier av personuppgifter

Utskick: Namn på mottagare, i förekommande fall aktuellt företag, postadress/e-postadress, telefonnummer (avser gåvor).

Hemsida och sociala medier: Namn och bild.

Rättslig grund

Reklamutskick potentiell kund/kontaktperson potentiell kund: Personuppgiftsbehandlingen grundar sig på ditt samtycke. Du har rätt att när som ta tillbaka detta, med verkan för framtiden.

Övriga utskick: Behandlingen stödjer sig på en intresseavvägning som rättslig grund. Vi anser att denna behandling för marknadsföringsändamål utgör ett berättigat intresse för oss då marknadsföringsåtgärderna är av standardkaraktär, inte olagliga eller annars oetiska. Observera att du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. För direkt marknadsföring är denna rätt absolut, dvs. vi måste sluta med marknadsföringen till dig om du invänder.

Sociala medier: Behandlingen stödjer sig på en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att marknadsföra Björklunda Fastigheter Hässleholm AB på det aktuella sättet. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Lagringsperiod

Reklamutskick potentiell kund/kontaktperson potentiell kund: Gallring sker vid återkallat samtycke, eller om flera utskick kommer i retur.

Övriga utskick: Gallring av personuppgifterna sker ett (1) år efter avslutat avtalsförhållande.

Sociala medier: Personuppgifterna gallras när de inte längre återspeglar verksamheten på ett korrekt sätt.

Var kommer dessa uppgifter ifrån?

Utskick: Uppgifterna hämtas in från dig när vi ingår avtal, uppgifterna om dig som är kontaktperson kan även komma från ditt företag.

Sociala medier: Vi hämtar in uppgifterna från dig.

Måste jag lämna dessa uppgifter?

Utskick: Det föreligger ingen skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss för att vi ska utföra marknadsföring. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig/ditt företag (genom dig som företrädare eller fullmaktshavare); utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas.

Sociala medier: Du måste inte medverka på bild, och det kan inte få några konsekvenser för vår relation med dig om du inte gör det.

Ändamål

Hantering av intresseanmälan för p-platser/lokaler för att hyra ut lediga objekt.

Behandlingar som utförs

Insamling och lagring. Uppgifterna används vid kontakt om uthyrning aktualiseras.

Kategorier av personuppgifter

Namn, telefonnummer, postadress samt e-postadress. Därtill uppgift om önskat hyresobjekt och uppgift om vilket företag som en ev. kontaktpersonen anmäler och registrerar.

Rättslig grund

För behandling av personuppgifter har den rättsliga grunden fastställts efter en intresseavvägning. Vi anser att behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse att hyra ut lediga objekt, vilket även gynnar samhället i stort.

Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Lagringsperiod

Gallring av personuppgifterna sker efter att uthyrning av det aktuella objektet har skett och annars efter 12 månader.

Var kommer dessa uppgifter ifrån?

Uppgifterna kommer från dig.

Måste jag lämna dessa uppgifter?

Det föreligger ingen skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Dock behöver du göra det för att kunna intresseanmäla dig för att hyra hos oss.

Ändamål

Privatkund eller enskild firma: Fastställande av din betalningsförmåga som hyresgäst, utifrån de krav som vi uppställer i vår uthyrningspolicy.

Behandlingar som utförs

Kreditupplysning tas in inför vårt beslut om vi ska erbjuda dig att hyra ett visst objekt, när du tackat ja till objektet, och lagras. Upplysningen används vid vår kontroll av din betalningsförmåga.

Vi meddelar dig om du nekas att hyra ett objekt med anledning av en inhämtad kreditupplysning.

Kategorier av personuppgifter

Namn, person-/org.nr. samt sådana uppgifter som framgår av en kreditupplysning.

Rättslig grund

Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att fastställa din betalningsförmåga. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Lagringsperiod

Underlaget gallras vid avtalsingåendet för dig som ingår avtal med oss, eller om du tackar nej till hyresobjektet. Kreditupplysningar används heller aldrig senare än tre (3) månader efter inhämtandet, varför vi kan komma att hämta in detta igen om uthyrningsprocessen drar ut på tiden.

Var kommer dessa uppgifter ifrån?

Vi hämtar själva in kreditupplysningar (via en privat aktör som hämtar uppgifterna ur allmänna källor) inför en uthyrning. Uppgift om ditt namn och person-/org.nr lämnar du själv till oss.

Måste jag lämna dessa uppgifter?

Det föreligger ingen skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Dock behöver du göra det för att kunna intresseanmäla dig för att hyra hos oss.

Ändamål

Efterfråga, ingå och fullgöra avtal med våra leverantörer.

Behandlingar som utförs

Insamling/registrering och lagring. Därtill användning av uppgifterna för att efterfråga avtal, ingå avtal och fullgöra avtal, inklusive genom betalning, samt för kontakt med leverantören angående avtalsfullgörelsen.

Kategorier av personuppgifter

Enskild näringsidkare; Namn, organisations-/personnummer, telefonnummer, e-postadress, produkten och priset. Därtill uppgift om utförda och oreglerade betalningar.

Företag (alla), kontaktperson; Namn, telefonnummer, postadress, e-postadress samt vad som sålts/offererats.

Rättslig grund

Enskild näringsidkare; Behandling av personuppgifterna stödjer sig på avtalet med leverantören som rättslig grund.

Offertförfrågningar samt kontaktpersoner (alla företagsformer); För behandling av personuppgifter avseende kontaktperson och vid offertförfrågningar sker behandlingen med stöd av en intresseavvägning, där vi anser att det är vårt berättigade intresse att enkelt kunna kontakta leverantörer avseende ingående av nya och fullgörelse av befintliga avtal, vilket gynnar både oss och företagskunden.

Observera att du som är registrerad har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Lagringsperiod

Gallring av personuppgifterna sker två (2) år efter att leverantörsförhållandet har löpt ut.

Var kommer dessa uppgifter ifrån?

Vi hämtar in uppgifterna från dig direkt, alternativt får vi uppgifter om dig som är kontaktperson från ditt företag. Uppgifter om våra betalningar kommer från vår bank.

Måste jag lämna dessa uppgifter?

Det föreligger ingen skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig/ditt företag (genom dig som företrädare eller fullmaktshavare); utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas.

Ändamål

För att kunna fullgöra företagets rättsliga förpliktelser, såsom bokföring och revision.

Behandlingar som utförs

Nödvändig hantering för att uppfylla företagets rättsliga förpliktelser som gäller enligt lag, domslut eller myndighetsbeslut, såsom enligt bokföringslagen.

Kategorier av personuppgifter

Bokföring/revision;

Hyresgäster
Hyresavtal; alla uppgifter i hyresavtal – se uthyrningsprocessen inledningsvis (dock ej uppgift om influtna och oreglerade betalningar).
Fakturor (hyra och renovering etc).; namn på fakturamottagaren, adress, ev. namn på referens/kontaktperson och aktuellt företag (om företagskund) samt uppgift om hyresobjekt och hyra/belopp. För privatpersoner och enskilda näringsidkare även uppgift om influtna och oreglerade betalningar.
Leverantörer, kontaktperson;
Leverantörsavtal; alla uppgifter i kontrakt – se leverantörsprocessen (dock ej uppgift om influtna och oreglerade betalningar).
Leverantörsfakturor; uppgift om aktuellt företag, referensperson/säljare och såld produkt/tjänst. För enskilda näringsidkare även uppgift om vad vi har betalat och inte.

Övriga förpliktelser; De personuppgifter som följer av den rättsliga förpliktelsen.

Rättslig grund

Den rättsliga grunden för denna behandling är den rättsliga förpliktelsen, såsom enligt bokföringslagen (1999:1078).

Lagringsperiod

Bokföring; Gallring av personuppgifterna sker när de inte längre behövs för att uppfylla bokföringsskyldigheter enligt bokföringslagen. Personuppgifterna bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Övriga förpliktelser; Gallring sker när uppgifterna inte längre måste lagras enligt den rättsliga förpliktelsen.

Var kommer dessa uppgifter ifrån?

Vi hämtar in dem från dig när vi ingår avtal med dig/ditt företag, alternativt får vi uppgifter om dig som är kontaktperson från ditt företag. Uppgifter om betalningar kommer även från vår bank.

Måste jag lämna dessa uppgifter?

Det föreligger ingen skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig/ditt företag (genom dig som företrädare eller fullmaktshavare); utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas.

Ändamål

Hantera inkommande e-post (när annan relation med dig som avsändare saknas).

Behandlingar som utförs

Mottagande, lagring, öppnande, genomgång och bedömning av inkommande e-post.

Kategorier av personuppgifter

Avsändarens grundläggande information (namn, e-postadress etc.) samt innehållet i e-postmeddelandet (när det innehåller upplysningar som avser avsändaren).

Rättslig grund

Den rättsliga grunden för behandling av uppgifterna utgörs av en intresseavvägning. Vi anser att hantera inkommande e-post rör ett berättigat intresse för oss.

Du som registrerats har rätt att invända mot vår intresseavvägning.

Lagringsperiod

Gallring av inkommande e-post sker senaste efter en (1) månad (kan sparas längre med annat ändamål).

Var kommer dessa uppgifter ifrån?

Uppgifterna kommer från dig när du skickar e-postmeddelande till oss. Uppgifterna kan även komma från en leverantör till oss som du lämnat uppgifterna till.

Måste jag lämna dessa uppgifter?

Det är helt valfritt för dig att lämna dessa uppgifter och har inga konsekvenser för dig om du inte gör det.

Användning av uppgifterna
Personuppgifterna, som Björklunda Fastigheter Hässleholm ABbehandlar i egenskap av personuppgiftsansvarig, kommer endast att användas för de ändamål som angetts i denna integritetspolicy. Uppgifterna kommer inte att på vårt initiativ användas för automatiskt beslutsfattande eller så kallad profilering av dig.

Kommer dina personuppgifter att delas med någon annan?
Liksom andra företag använder vi oss av bank för att sköta våra betalningsströmmar/kreditansökningar, bokförare för att sköta bokföringen och vår revisor reviderar vår bokföring. Denna delning sker enbart för sådana ändamål som anges ovan (nämligen avtalsfullgörelse/fakturering och bokföring/revision). Därtill delar vi de uppgifter som nämns ovan under marknadsföring på sociala medier till just sådana plattformar, för detta ändamål. När vi inhämtar en kreditupplysning delar vi också uppgifter om din identitet (från intresseanmälan) till kreditupplysningsföretaget, för det ändamål som angetts ovan. Dessa delningar gör vi med stöd av den rättsliga grund som anges för respektive ändamål ovan.

Vi kommer inte att i övrigt lämna dessa personuppgifter vidare till någon annan, om vi inte måste det enligt författning/myndighetsbeslut eller för att bevaka våra juridiska rättigheter.

För det fall Björklunda Fastigheter HässleholmAB anlitar personuppgiftsbiträden eller personuppgiftsunderbiträden för behandling av personuppgifter kommer sådan behandling att ske på vårt uppdrag och i enlighet med våra instruktioner.

Björklunda Fastigheter HässleholmAB har följande biträden som behandlar de nu aktuella personuppgifterna åt oss:

Kundhanteringssytem/hyresavtalsstöd
Faktureringssystem
IT-infrastruktursystem (e-post etc.)

Var behandlas personuppgifterna?

De servrar som vi eller våra personuppgiftsbiträden lagrar dina personuppgifter på finns inom EES.

Vilka rättigheter har du som registrerad?
Nedan följer en översikt över dina rättigheter. Observera att samtliga förutsättningar för, och undantag från, dessa rättigheter inte återges.

Rätt till information samt tillgång till information (”registerutdrag”)
Du har rätt till information om vilka av dina personuppgifter vi som personuppgiftsansvariga behandlar m.m. Den rätten tillgodoses genom denna policy. Du har även rätt att få tillgång till personuppgifterna och vissa ytterligare uppgifter om behandlingen (registerutdrag).

Rätt till rättelse
Du har rätt att vända dig till oss och få personuppgifter som avser dig och som är felaktiga rättade. Du har även rätt att komplettera personuppgifter som är ofullständiga, när detta är relevant med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Rätt till radering
Du har under vissa förutsättningar rätt till radering av dina personuppgifter. Vi har dock rätt att i vissa fall neka en begäran om radering, bl.a. om det föreligger legala skyldigheter som utgör hinder mot sådan radering.

Rätt till begränsning av behandling
Vidare har du i vissa fall rätt till att begära begränsning av vår behandling. Med begränsning menas att personuppgifterna markeras, så att de under viss tid endast behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätt till dataportabilitet
Du har även en sådan rätt att begära att de uppgifter som du lämnat till oss, och där vår behandling grundar sig på ditt samtycke eller ett avtal med dig, överförs till dig. Om en överföring direkt till en tredje part är tekniskt möjlig kan du istället välja detta.

Rätt att invända
Du har rätt att invända mot de behandlingar som vi stödjer på en intresseavvägning, eller på att vi utför en uppgift av allmänt intresse, och åberopa skäl som hänför sig till din specifika situation. Som personuppgiftsansvarig är det därefter upp till oss att påvisa tvingande skäl för vår behandling, som väger tyngre än dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter (vi har dock en rätt att behandla dina personuppgifter för att tillvarata våra eventuella rättsliga anspråk).

Du har alltid rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som används för direkt marknadsföring, varvid behandlingen måste upphöra (för marknadsföringsändamål).

Rätt att slippa automatiserat beslutsfattande och profilering
Du har rätt att slippa beslut som grundar sig på automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, som har rättsliga följder för dig eller annars i betydande grad påverkar dig.

Rätt att återkalla samtycke
När en personuppgiftsbehandling grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som återkalla detta samtycke, med verkan för framtiden.

Utövande av dina rättigheter
För att utöva någon av dessa rättigheter kan du vända dig till oss på någon av de kontaktuppgifter som anges ovan. Kontakta oss om du behöver hjälp, så hjälper vi dig.

Klaga

Du har även en rätt att klaga på vår hantering av personuppgifter hos en tillsynsmyndighet för personuppgiftsfrågor. Om du bor, arbetar eller anser att den felaktiga hanteringen inträffat i Sverige så har du rätt att vända dig till den svenska tillsynsmyndigheten, som för närvarande heter Datainspektionen.

Ändringar
För det fall att denna policy ändras medan vi fortfarande behandlar dina personuppgifter kommer vi underrätta dig, i den utsträckning som krävs enligt gällande dataskyddslagstiftning. Om det sker en central förändring i vår behandling, eller om ändringen annars kan komma att få en relevant och betydande påverkan på dig, kommer en sådan obligatorisk underrättelse att göras redan innan den nya versionen börjar tillämpas.

Version: 2020-03-11